1. кадрова документація
2. Що нам говорить Трудовий кодекс РФ?
3. загальні положення
4. Трудовий договір
5. інші документи
6. Що можна, а що не можна

Як відомо, кадри вирішують все. А чи можемо ми вирішити всі питання, пов'язані з кадровою документацією, за допомогою ЕДО?

Використання електронних документів (далі - ЕД) в кадровому документообігу - один з найбільш спірних моментів в законодавстві РФ. З одного боку, законодавець розширює сферу застосування ЕД в офіційних стосунках, з іншого, натякає на обмеження використання ЕД в деяких областях. До таких належать і відносини між роботодавцем і працівником. Розглянемо, які привілеї та обмеження мають обидві сторони трудових відносин у разі використання ними ЕД.

Нагадаємо, що Розпорядженням Уряду РФ від 11.06.2013 року №953-р було затверджено план заходів «Підвищення якості регуляторного середовища для бізнесу», який передбачав створення умов для використання електронних документів в кадровому документообігу (за винятком трудових договорів). Відповідно до нього Мінпраці РФ, Минкомсвязь РФ, Мінекономрозвитку РФ повинні були розробити пропозиції про внесення змін до законодавства РФ з питань кадрового документообігу в електронному вигляді в 1 кварталі 2015 року. Однак віз і нині там.

Хід виконання дорожньої карти опублікований на сайті Уряду РФ. Був прийнятий ряд змін нормативно-правових актів (наприклад, скасовані обмеження на використання ЕД при взаємодії підприємців та органів державної влади) в частині електронного документообігу. Ніяких очікуваних поправок додатково до існуючих норм застосування ЕД в трудових відносинах не введено.

кадрова документація

Кадрова документація - сукупність всіх документів, необхідних для фіксації, регулювання і підтвердження відносин між працівником і роботодавцем, яка використовується також при перевірці і контролі з боку перевіряючих органів.

Кадрові документи завжди фіксують юридично значимих фактів, які служать підставою для виникнення відповідних прав і обов'язків працівника і роботодавця. Не допускати помилки при оформленні кадрової документації важливо ще і з тієї причини, що в разі їх виявлення через час виправлення може протікати дуже важко або взагалі бути неможливим.

Умовно можна розділити кадрову документацію на такі великі категорії:

• документи, що обумовлюють взаємовідносини між роботодавцем і працівником (трудовий договір, додаткові угоди до нього);
• облікова документація (облікові форми кадрової документації, документи з обліку робочого часу);
• персональна документація (особиста справа, особова картка працівника);
• організаційно-розпорядча документація (графік відпусток, штатний розклад, посадові інструкції, накази по особовому складу).

Для того, щоб відповісти на питання про застосування ЕД в кадровому документообігу, необхідно визначити коло осіб, що беруть участь в ньому, порядок їх взаємовідносин і межі застосування ЕД.

Що нам говорить Трудовий кодекс РФ?

У статті 312.1 Трудового кодексу РФ (далі - ТК РФ) поняття дистанційної роботи визначено як виконання певної трудовим договором трудової функції поза місцем знаходження роботодавця, його філії, представництва, іншого відокремленого структурного підрозділу (включаючи розташовані в іншій місцевості), поза стаціонарного робочого місця, території або об'єкта, прямо або побічно перебувають під контролем роботодавця, за умови використання для виконання даної трудової функції і для здійснення взаємодії між ра отодателем і працівником з питань, пов'язаних з її виконанням, інформаційно-телекомунікаційних мереж загального користування, в тому числі мережі «Інтернет».

Дистанційними працівниками вважаються особи, які уклали трудовий договір про дистанційну роботі.

загальні положення

На дистанційних працівників поширюються дія трудового законодавства та інших актів, що містять норми трудового права, з урахуванням особливостей, встановлених главою 49.1 ТК РФ.

При обміні ЕД між працівником і роботодавцем кожним з них використовується кваліфікована електронний підпис. Кожна зі сторін зазначеного обміну зобов'язана направляти в формі електронного документа підтвердження отримання електронного документа від іншої сторони в термін, визначений трудовим договором про дистанційну роботі.

Законом не пояснюється, в якій формі має бути це підтвердження:

• у вигляді документа, явно підтверджує ознайомлення працівника з отриманим від роботодавця ЕД;
• у вигляді формованого оператором електронного документообігу підтвердження отримання документа (наприклад).

У зв'язку з цим форму підтвердження ознайомлення і згоди дистанційного працівника з документом, відправленим роботодавцем, краще передбачити в трудовому договорі, що укладається між сторонами. Крім того, обмін ЕД між працівником і роботодавцем зовсім необов'язково здійснювати через оператора електронного документообігу.

Трудовий договір

Стаття 312.2 ТК РФ встановлює можливість укладення трудового договору (далі - ТД) про дистанційну роботі і угоди про зміну певних сторонами умов трудового договору про дистанційну роботі шляхом обміну ЕД (при цьому в якості місця укладення трудового договору про дистанційну роботі, угод про зміну певних сторонами умов трудового договору про дистанційну роботі вказується місце знаходження роботодавця).

Важливо! У разі якщо ТД про дистанційну роботі укладений шляхом обміну ЕД, роботодавець не пізніше трьох календарних днів з дня укладення даного трудового договору зобов'язаний направити дистанційного працівникові поштою рекомендованим листом з повідомленням оформлений належним чином екземпляр даного трудового договору на паперовому носії.

Звертаю увагу на те, що законодавець говорить саме про екземпляр, а не про копії.

У разі укладення ТД шляхом обміну ЕД передбачені статтею 65 ТК РФ документи можуть бути пред'явлені працівником, що надходять на дистанційну роботу, роботодавцю, в формі електронного документа. На вимогу роботодавця ця особа зобов'язана направити йому поштою рекомендованим листом з повідомленням нотаріально завірені копії зазначених документів на паперовому носії.

Якщо трудовий договір про дистанційну роботу укладається шляхом обміну електронними документами особою, вперше яке б містило трудовий договір, ця особа отримує страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування самостійно.

Ознайомлення особи, яка укладає трудовий договір про дистанційну роботі, з документами, передбаченими частиною третьою статті 68 ТК РФ , Також може здійснюватися шляхом обміну електронними документами.

За угодою сторін трудового договору про дистанційну роботі відомості про дистанційну роботі можуть не вноситися в трудову книжку дистанційного працівника, а при укладанні ТД вперше трудова книжка дистанційного працівникові може не оформлятися. У цих випадках основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж дистанційного працівника є екземпляр трудового договору про дистанційну роботі, зазначений вище.

Якщо ж дана угода не було укладено, працівник надає роботодавцю трудову книжку особисто або надсилає її поштою рекомендованим листом з повідомленням.

Що стосується звільнення дистанційного працівника: відповідно до статті 312.5 ТК РФ якщо розірвання ТД відбувається з ініціативи роботодавця, то ознайомлення дистанційного працівника з наказом (розпорядженням) роботодавця про припинення такого ТД здійснюється в формі електронного документа. Роботодавець в день припинення трудового договору зобов'язаний направити дистанційного працівникові поштою рекомендованим листом з повідомленням оформлену належним чином копію зазначеного наказу (розпорядження) на паперовому носії.

Зверніть увагу, тут законодавець прямо вказує на належним чином оформлену копію ЕД.

інші документи

У випадках, коли працівник має право або зобов'язаний звернутися до роботодавця із заявою, надати роботодавцю пояснення або іншу інформацію, дистанційний працівник також може зробити це в формі електронного документа.

Але для надання обов'язкового страхового забезпечення по обов'язковому соціальному страхуванню на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством дистанційний працівник направляє роботодавцю оригінали документів, передбачених законодавством РФ, поштою рекомендованим листом з повідомленням.

Також при подачі дистанційним працівником заяви про видачу засвідчених належним чином копій документів, пов'язаних з роботою ( стаття 62 ТК РФ ), Роботодавець не пізніше трьох робочих днів з дня подання зазначеної заяви зобов'язаний направити дистанційного працівникові ці копії поштою рекомендованим листом з повідомленням або, якщо це зазначено в заяві, в формі електронного документа.

Що можна, а що не можна

Вище ми розглянули основні документи учасників трудових відносин. Однак існує ще маса документів кадрового обліку всередині організації, ведення яких необхідно продумувати перед переходом на ЕД. Це і трудові книжки, які ведуться тільки в паперовому вигляді, і особисті картки працівників, із записами яких працівника знайомлять під особистий підпис ( п. 12 Правил ведення і зберігання трудових книжок, затв. постановою Уряду Росії від 16.04.2003 № 225 ). У паперовій формі повинна вестися Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ( форма затверджена Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 року №69 ) У зв'язку з тим, що передбачені в ній графи 10 «Розписка відповідальної особи, яка прийняла або заповнила трудову книжку» і 13 «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» мають на увазі неодноразову особистий підпис.

До відома. Міністр праці і соціального захисту РФ заявив про те, що скасування трудових книжок не планується. За словами Максима Топіліна, на даний момент розглядається можливість реформування трудових книжок і переведення їх в електронний вигляд. Також до трудового законодавства готуються поправки, які б спростили ведення і зберігання трудових книжок (Джерело: «Клерк.Ру» ).

Існують і інші документи персоніфікованого обліку з тривалими термінами зберігання і особливими вимогами до місць зберігання (в тому числі до інформаційних систем).

В електронному вигляді можна вести Журнал (книгу) реєстрації трудових договорів і змін до них, Журнал обліку наказів про прийом на роботу. Уніфікованих форм і вимог до ведення даних документів немає, тому є можливість вибрати найбільш оптимальний спосіб реєстрації (форми ведення краще затвердити наказом організації).

Примітка. Журнали (книги) обліку трудових договорів і прийому на роботу потрібно зберігати 75 років ( пп. а й пп. б п. 695 Переліку типових управлінських документів із зазначенням терміну зберігання, затв. наказом Міністерства культури Росії від 25.08.2010 року №558), тому на практиці часто ці документи ведуть в електронній формі з наступною роздруківкою і зберігають на паперових носіях.

Ще одним поясненням рідкісного використання ЕД в кадровому документообігу є невизначене ставлення до таких документів в судах і проблеми з поданням електронних документів до суду. При цьому необхідно зазначити, що укупі з іншими доказами навіть електронне листування працівника з роботодавцем є доказом трудових відносин.

Для довідки. Розпорядженням Уряду РФ від 23.12.2014 року №2660-р був внесений законопроект 686611-6 «Про внесення змін до окремих законодавчих актів України (у частині застосування електронних документів у діяльності органів судової влади)», розгляд якого 21.05.2015 року було відкладено Державною Думою РФ. Поки ніякої додаткової інформації немає.

***

На закінчення виділимо основні моменти, які необхідно пам'ятати при використанні ЕД в трудових відносинах:

1. Вести трудові відносини з дистанційним працівником, використовуючи електронні документи, можливо. Але при дотриманні умов, встановлених законодавством РФ.
2. Вести в електронній формі облікові кадрові документи ризиковано в силу специфіки їх заповнення та зберігання. Кращим варіантом для обох сторін трудових відносин в цьому випадку буде паперовий носій.
3. Документи, що не припускають наявності власноручних підписів співробітників, можна вести в електронному вигляді з періодичної роздруківкою і передачею в зберігання на паперових носіях або організувавши безпечне місце тривалого зберігання електронних документів.

Автор: Уляна Коровкина, аналітик Synerdocs