1. Цілі, завдання, необхідне ...
2. 1. СКІЛЬКИ ВСЬОГО КЛЮЧІВ І У КОГО ВОНИ ЗНАХОДЯТЬСЯ?
3. 2. СКІЛЬКИ ПОТРІБНО КЛЮЧІВ до кожного замку? У КОГО ВОНИ ПОВИННІ ЗНАХОДИТИСЯ?
4. 3. СТВОРЕННЯ СИСТЕМИ маркування КЛЮЧІВ
5. 4. ВИЛУЧЕННЯ КЛЮЧІВ ДЛЯ РОЗМІЩЕННЯ В СХОВИЩЕ

- Від Вежі Смерті є тільки два ключі. Один висить над троном короля.

- Чи проводите нас до трону!

- Хто ж нас пустить в королівські покої?

- А другий ключ?

- Його не випускає з рук найголовніший міністр Абаж ...

В. Губарєв «Королівство кривих дзеркал»

Ситуація, знайома багатьом: ключів багато, відповідальних осіб і того більше, а в в офіс не потрапиш! А потім приїжджає розгніваний керівник, і ви стоїте перед ним, як другорічники допоміжної школи перед старцем Фура, мимрите щось непереконливе і розумієте, що відповісти вам абсолютно нічого ... А все чому? Та тому, що немає продуманої системи здачі, зберігання і видачі ключів від приміщень вашої організації. При всій простоті питання організувати цей процес буває непросто.

І якщо вже більше нікому, давайте спробуємо розібратися послідовно в основних принципах, на яких грунтується «ключним» політика компанії, знайдемо больові точки, розрубимо гордієвих вузли, зміцнимо наріжні камені і гордо подивимося керівництву в очі, бо не дарма їмо хліб свій насущний!

Почнемо з того, що всі організації дуже різні (за чисельністю, профілем діяльності і т.д.). Розглянемо найбільш загальний варіант: промислово-комерційна організація, чисельністю в кілька сотень людей, що має в своєму розпорядженні офісні, побутові, складські та виробничі приміщення (в т.ч. і підвищеної небезпеки, і особливо небезпечні приміщення), що розташовується у власному будинку, на обгородженій території, що охороняється і має власну службу безпеки (тобто співробітників охорони в кількості, достатній для забезпечення цілодобової охорони в'їзду на територію, самої території та приміщень), причому деякі примі ення обладнані охоронною сигналізацією, яка обслуговується позавідомчої охороною або ліцензованим приватним охоронним підприємством. Якщо ваша організація невелика, що складається з кількох людей, що сидять в одному невеликому офісі, що орендується, то доведеться обійтися власними силами і силами охорони, наявної в будівлі, де розташований ваш офіс.

Цілі, завдання, необхідне ...

При розробці системи видачі та зберігання ключів обов'язково потрібно врахувати:

1. Забезпечення безперешкодного доступу в приміщення організації представників екстрених і аварійних служб в будь-який час доби.
2. Забезпечення доступу в приміщення працівників компанії в робочий і, при необхідності, в позаурочний час.
3. Забезпечення цілісності та безпеки майна організації.
4. Припинення доступу в приміщення небажаних осіб.

Нам знадобляться:

• різнокольорові маркери або ручки;
• плани приміщень;
• пустографний журнал (журнал реєстрації, амбарний книга і т.д.);
• спеціальний ящик для зберігання ключів (рис. 1), можливо, сейф (в залежності від вимог керівництва або служби безпеки);

• ударні клейма [1] (Бажані, але в реальному житті застосовуються нечасто) або граверна машинка в комплекті з умілими чоловічими руками (цей варіант кращий);
• брелоки-бирки з вікном для напису (рис. 2);

• пенали для зберігання ключів (рис. 3);

• самоклеючі або інші пломби, придатні для опечатування обраних і придбаних вами пеналів.

Розіб'ємо процес на окремі етапи.

1. СКІЛЬКИ ВСЬОГО КЛЮЧІВ І У КОГО ВОНИ ЗНАХОДЯТЬСЯ?

Для цього потрібно буде намалювати або роздобути у відповідних фахівців (відділу капітального будівництва, відділу експлуатації будівель, відділу зв'язку, служби безпеки і т.д.) поверховий план вашої організації з позначенням всіх дверей, які зачиняються на ключ, позначенням приміщень, що здаються під охорону і обладнаних сигналізацією. Також на зображенні відповідних приміщень потрібно підписати назви всіх відділів і служб (бажано різнокольоровими маркерами) і написати кількість ключів від кожних дверей і відповідального за них.

Головна проблема на цьому етапі - отримати максимально достовірну інформацію від працівників і як слід подумати власною головою. Наприклад, буде незайвим поцікавитися у начальника господарського відділу, завгоспа або слюсаря, коли міняли ключі, на яких дверях, скільки було екземплярів і кому вони були передані, попросити показати журнал видачі ключів відповідальним співробітникам (якщо він є), в разі його відсутності - записати якомога повніше всю отриману усну інформацію. Слід пам'ятати, що до кожного замку спочатку буває як мінімум три «рідних» ключа, а до сучасних замках - і взагалі п'ять.

Приклад заповненої схеми офісних приміщень представлений на рис. 4:

Зі схеми, представленої на рис. 4, стає очевидно, що ключовою фігурою в нашій організації і в прямому, і в переносному сенсі є прибиральниця: жовтий колір присутній у всіх осередках нашого плану, а від деяких стратегічно важливих приміщень так і зовсім ключ один і тільки у неї! Бачите, скільки корисного можна дізнатися, визуализируя інформацію? Виявляється, в «будинку» головний зовсім не бос, і навіть не служба безпеки, покликана пильнувати за всім і вся, а проста жінка в робочому халаті, що наводить чистоту і порядок.

Після заповнення схем «зі слів» не полінуйтеся і пройдіть по всіх приміщеннях, перевірте, чи всі замки і ключі нанесені на схему, чи не з'явилося нових замикаються дверей в несподіваних місцях і т.д.

Тепер зведемо отримані дані в таблицю:

Аналогічним чином поступаємо з планом виробничих приміщень (рис. 5).

Заповнимо таблицю, позначивши приміщення з підвищеною небезпекою червоним кольором. Які з приміщень відносяться до приміщень з підвищеною небезпекою і особливо небезпечних приміщень, можна дізнатися у фахівця з охорони праці та промислової безпеки вашої організації або організації-орендодавця.

Навіщо потрібно відзначати на схемі і в таблиці небезпечні приміщення? Справа в тому, що зберігання та видача ключів від подібних приміщень згідно з Правилами з охорони праці при експлуатації електроустановок (затверджені наказом Мінпраці Росії від 24.07.2013 № 328н, далі - Правила № 328н), повинні бути строго регламентовані, розглянемо це трохи нижче, в наступному розділі нашої статті.

2. СКІЛЬКИ ПОТРІБНО КЛЮЧІВ до кожного замку? У КОГО ВОНИ ПОВИННІ ЗНАХОДИТИСЯ?

Як показує практика, ключів від кожного приміщення і від кожної замкнених дверей повинно бути, як мінімум, два, тобто від всіх замків повинні обов'язково бути запасні ключі.

У найбільш загальному випадку при створенні положення про здачу, зберіганні і видачі ключів відповідальним особам з підрозділів потрібно обов'язково вказати, що не можна:

• забирати додому ключі від приміщень;
• зберігати їх на робочому місці в шафках зі змінною робочим одягом та іншими особистими речами (наприклад, в шафках прибиральниць), в столах і т.д.

Всі ключі від приміщень потрібно промаркувати належним чином, а саме ударними клеймами, що містять код приміщення і номер примірника ключа. Це запобіжить фальсифікацію ключів. Ви запитаєте: «А що жахливого станеться, якщо на зберігання ввечері буде зданий не оригінал, а Свіжовиготовлений дублікат ключа? Вони ж ідентичні! »А ось і не завжди. Дуже часто дублікат погано відмикає, а то і зовсім не підходить до замку. І в разі виникнення надзвичайної ситуації або просто гострої необхідності потрапити в таке приміщення буде неможливо.

Але реальність така, що часто організація складається з пари людина - директора і бухгалтера / діловода або здавати ключі після роботи просто нікому. В такому випадку пропоную все одно створити коротку інструкцію, де вказати, що ключ від офісу знаходиться у головного бухгалтера з відома і дозволу директора організації, і обов'язково затвердити цю інструкцію у керівника. Існування подібного документа може одного разу врятувати вашу репутацію і позбавити від різного роду неприємностей.

Ключів може бути більше двох?

Так. До розгляду даного питання потрібно підходити індивідуально в кожному конкретному випадку. Одне правило потрібно дотримуватися неухильно: останній (запасний) екземпляр ключа з місця зберігання не видавати нікому і ні за яких умов, крім як при виникненні надзвичайної ситуації та загрози життю і здоров'ю людей (наприклад, в замкненому приміщенні знаходиться людина, якій стало погано, і він не в змозі сам відкрити двері і вийти) - тобто ситуацій, описаних в інструкції по зберіганню та використанню ключів у вашій організації. Також порядок користування ключами може бути описаний в інструкції по забезпеченню безпеки або інших, близьких за змістом, документах. Зазвичай їх складанням, затвердженням, введенням в дію і виконанням займається служба безпеки організації. Але якщо ваша організація невелика, а питання з ключами з яких-небудь причин варто злободенне, то розробити і впровадити нескладну процедуру цілком під силу і діловоду (секретарю). Найголовніше - врахувати всі нюанси.

приклад

Організація розміщується в багатоповерховій будівлі і займає кілька поверхів. Чоловічі туалети є на 1, 2 і 4 поверхах, жіночі - на 3 і 5 поверхах. Причому вони розташовані таким чином, що двері, що ведуть до них зі сходів і загальних коридорів, замикаються на ключ, обладнані охоронною сигналізацією, код від якої відомий дуже вузькому колу осіб, внесених в спеціальну базу даних стороннього охоронного агентства.

В таких умовах, залучаючи працівників до понаднормової роботи, роботодавець обов'язково повинен передбачити можливість користування «зручностями», тобто визначити, співробітники якої статі припускають ударно потрудитися, і при складанні розпорядження і службової записки про надання доступу в приміщення відповідних відділів та служб включити в список трудящих ще й осіб, які мають право знімати відповідні приміщення з сигналізації і мають від них ключі (за умови, що у вас не заведено зберігати ключі на КПП або в іншому місці, що охороняється).

Крім нанесення маркування на тіло ключа, до кожного необхідно прикріпити бирку. Для цього використовуйте брелоки-бирки з вікном для напису.

Що стосується ключів від небезпечних виробничих приміщень і приміщень з підвищеною небезпекою, то їх зберігання регламентується Правилами № 328н:

витяг

з Правил № 328н

III. Охорона праці при оперативному обслуговуванні і оглядах електроустановок

3.12. Двері приміщень електроустановок, камер, щитів і збірок, крім тих, в яких проводяться роботи, повинні бути закриті на замок.

3.13. Порядок зберігання і видачі ключів від електроустановок визначається розпорядженням керівника організації (відокремленого підрозділу). Ключі від електроустановок повинні перебувати на обліку у оперативного персоналу. В електроустановках, що не мають місцевого оперативного персоналу, ключі можуть бути на обліку у адміністративно-технічного персоналу.

Ключі від електроустановок повинні бути пронумеровані і зберігатися в запираемом ящику. Один комплект повинен бути запасним.

Видача ключів повинна бути завірена підписом працівника, відповідального за видачу і зберігання ключів, а також підписом працівника, який отримав ключі.

Ключі від електроустановок повинні видаватися:

працівникам, які мають право одноосібного огляду, в тому числі оперативного персоналу - від усіх приміщень, вступних пристроїв, щитів і щитків;

допускає з числа оперативного персоналу, відповідального керівника робіт і виконавця робіт, що спостерігає за допуск до робіт за нарядом-допуском, розпорядженням від приміщень, вступних пристроїв, щитів, щитків, в яких належить працювати;

оперативному або оперативно-ремонтному персоналу під час виконання робіт в порядку поточної експлуатації від приміщень, в яких належить працювати, вступних пристроїв, щитів і щитків.

Ключі підлягають поверненню щоденно після закінчення огляду або роботи.

Роботодавець повинен забезпечити облік видачі та повернення ключів від електроустановок.

Крім того, наказ Міненерго Росії від 08.07.2004 № 204 «Про затвердження голів правил улаштування електроустановок» говорить:

«1.7.72. У електроприміщеннях електроустановок напругою до 1 кВ немає потреби в захисті від прямого дотику при одночасному виконанні наступних умов:

- ці приміщення чітко позначені, і доступ в них можливий тільки за допомогою ключа;

- забезпечена можливість вільного виходу з приміщення без ключа, навіть якщо воно замкнуто на ключ зовні ».

Раджу застосовувати це правило не тільки до приміщень з електроустановками, а й до всіх приміщень з підвищеною небезпекою і особливо небезпечних приміщень!

Крім того, п. 4.2.96 цього ж документа говорить: «Двері з РУ повинні відкриватися в напрямку інших приміщень або назовні і мати замикаються замки, що відкриваються без ключа з боку РУ.

Двері між відсіками одного РУ або між суміжними приміщеннями двох РУ повинні мати пристрій, що фіксує двері в закритому положенні і не перешкоджає відкриванню дверей в обох напрямках.

Двері між приміщеннями (відсіками) РУ різних напруг повинні відкриватися в бік РУ з нижчим напругою.

Замки в дверях приміщень РУ однієї напруги повинні відкриватися одним і тим же ключем; ключі від вхідних дверей РУ та інших приміщень не повинні підходити до замків камер, а також до замків дверей в огорожах електрообладнання.

Вимога про застосування замикаються замків не поширюється на РУ міських і сільських розподільних електричних мереж напругою 10 кВ і нижче ».

З ключами від приміщень з електроустановками, розподільними пристроями і т.д. вам може допомогти розібратися головний інженер, головний енергетик, фахівець з охорони праці та техніки безпеки та інші технічні фахівці. У статті я згадала про ці інструкціях і правилах не випадково, а для того, щоб ви мали уявлення про тонкощі, пов'язаних з ключами від виробничих приміщень і своєчасно звернули на це увагу.

Отже, припустимо, що з кількістю ключів ми визначилися і записали це кількість в наші таблички:

3. СТВОРЕННЯ СИСТЕМИ маркування КЛЮЧІВ

Озброюємося довідником кодів підрозділів вашої організації і створюємо таблицю виду:

Наша порада

Використовуйте для маркування літерні індекси. Вони стануть в нагоді вам, наприклад, для маркування ключів від приміщень, які не включені в довідник кодів підрозділів (туалети, сходи, проміжні двері (так звані «тамбури»), битовки, душові і т.д.). У моєму прикладі це роздягальня для робітників (РР), сходи (Л).

Далі потрібно зробити розмір комірок стовпчика «Маркування ключа» відповідає розміру брелока-бирки, роздрукувати, розрізати і вставити в брелоки.

4. ВИЛУЧЕННЯ КЛЮЧІВ ДЛЯ РОЗМІЩЕННЯ В СХОВИЩЕ

Вилучати ключі слід строго під розпис і ніяк інакше!

Для цього створюємо Журнал прийому і здачі ключів: беремо припасену комірну книгу або пустографний журнал, робимо для нього обкладинку виду (Приклад 1).

Наступна сторінка повинна мати такий вигляд (Приклад 2).

В даному прикладі ключі приймає начальник канцелярії Карцева М.А. - це не найоптимальніший для нас варіант, як ви вже, напевно, здогадалися. Тому я наполегливо раджу вам активніше залучати до цієї процедури керівників і співробітників відділу охорони або служби безпеки, якщо такі є.

Зверніть увагу!

Допускається оформити прийом ключів від співробітників у вигляді акту прийому-передачі або розписки.

Усі наступні сторінки журналу повинні мати приблизно такий вигляд (Приклад 3).

У міру отримання ключів від співробітників ви будете прикріплювати до кожного відповідний брелок, а майстер під вашим керівництвом - наносити маркування на кожен екземпляр ключа.

Тепер промарковані ключі потрібно розмістити в осередках всередині шафи-сховища (див. Рис. 1) і з наступного робочого дня видавати і приймати суворо під розпис в журналі.

У найбільш загальному випадку їх слід промаркувати і розкласти в пенали, після чого опломбувати останні будь-яким доступним способом - пластилінової, свинцевою, самоклеющейся або одноразовим пластиковим пломбою. Опечатані пенали здати під розпис в журналі начальнику служби безпеки або начальнику охорони, які повинні будуть помістити пенали у відповідні комірки сховища (див. Рис. 1). На практиці ж зазвичай опечатуються тільки ключі від особливої категорії приміщень - від кабінетів вищого керівництва, архівів, бухгалтерії, сховищ шкідливих і небезпечних речовин, секретних відділів і т.п. Причому від деяких приміщень опечатуватися можуть всі екземпляри ключів, а не тільки резервні.

Головне - за всіма цими клопотами не забудьте задокументувати процес прийому-видачі ключів!