1. Коли секретарю потрібне знання основ ділового етикету
2. Основи ділового етикету при спілкуванні з керівником
3. Поняття ділового етикету на робочому місці секретаря
4. Які вимоги до зовнішнього вигляду встановлює діловий етикет
5. Діловий етикет: основні правила вітання відвідувачів
6. Основи ділового етикету при спілкуванні з співробітниками
7. Діловий етикет під час проведення зустрічей і нарад

Розповімо, навіщо секретарю необхідно знати основи ділового етикету і в яких напрямках діяльності без цього просто не обійтися.

Скачайте корисний документ:

Коли секретарю потрібне знання основ ділового етикету

Ділова етика - це система прийнятих в суспільстві морально-етичних норм, якими визначають порядок взаємодії між учасниками бізнес-процесів. Діловий етикет - це звід правил і законів поведінки, заснована на цих нормах. Знання основ ділового етикету необхідно, якщо людина планує просування по кар'єрних сходах або підвищення свого професійного статусу.

Діловий етикет допоможе секретарю або помічнику керівника:

• сформувати свій позитивний імідж і сприятливий імідж організації;
• успішно взаємодіяти з керівником, відвідувачами, діловими партнерами і співробітниками організації;
• використовувати готові варіанти дій в разі форс мажорних і нестандартних ситуацій.

Діловий етикет компанії також формується відповідно до її організаційної та корпоративної культурою. Сформована на підприємстві етика ділових відносин є наслідком обраного керівником стилю управління, того, наскільки жорстко регламентовані виробничі процеси. Так, наприклад, для сфери IT та реклами властиві менш формалізовані, вільні норми ділової етики, для стандартизованого виробництва - більш жорсткі.

Діловий етикет включає в себе групи правил, які на практиці регламентують такі сфери діяльності секретаря, як:

• взаємодія з керівником;
• представницькі функції робочому місці, прийом відвідувачів, спілкування зі співробітниками компанії;
• організація ділових зустрічей і нарад.

Всі види ділового етикету, пов'язані з функціоналом секретаря, покликані полегшити роботу за рахунок виконання встановлених правил. У кожному з перерахованих напрямів діяльності етика ділових відносин закладена як основа вимог, що пред'являються не тільки до поведінки і манери спілкування, а й зовнішнім виглядом.

Експерт журналу «Довідник секретаря» розповість про те, як сформувати діловий гардероб секретаря екстра-класу

Дізнайтеся всі секрети

Основи ділового етикету при спілкуванні з керівником

Діловий етикет - це визначення має на увазі вміння вести себе, але це вміння є необхідним доповненням до професійної компетентності. Секретар або помічник керівника повинен володіти високими професійними якостями, бути компетентним у тих питаннях, які входять в зону його відповідальності. Тільки в цьому випадку він зможе забезпечити грамотне рішення цих питань, не відволікаючи керівника і замінюючи його в разі відсутності.

Етикет ділового спілкування передбачає своєчасне і якісне виконання як робочих обов'язків, так і разових доручень. Керівник повинен бути впевнений, що все, що потрібно від секретаря буде виконано в строк і без помилок. Пунктуальність і обов'язковість - ознаки професійної відповідності.

Підказка секретарю. Як фіксувати завдання керівника в табличній формі

Діловий етикет, основні правила ділового спілкування виключають фамільярність, навіть коли у секретаря склалися довірчі відносини з керівником. Порушення субординації неприпустимо, так само, як і звернення до керівника на ім'я і на «ти». Але це не виключає прояви уваги і ненав'язливою турботи, наприклад, прийняти у керівника пальто, запропонувати йому чашку чаю з його улюбленим печивом.

Секретар, в силу своїх обов'язків, може бути в курсі подій особистого життя свого шефа, але ніколи не повинен обговорювати її ні з ким. Єдине, що допускає діловий етикет - це своєчасне нагадування керівнику про сімейні події і днях народженнях, допомога в підборі і придбанні подарунків за такими випадками.

І, звичайно, поняття ділової етики передбачає збереження повної конфіденційності, нерозголошення всього, що секретар або помічник керівника міг почути в його кабінеті. Ця заборона поширюється і на будь-які критичні зауваження на адресу шефа, навіть коли він дійсно їх гідний.

Поняття ділового етикету на робочому місці секретаря

На питання про те, до якого виду етикету відноситься діловий етикет, можна відповісти однозначно - до бізнес етикету. І щодо секретаря, який здійснює представницькі функції, діють навіть більш суворі правила, ніж ті, якими регулюються поведінку і зовнішній вигляд інших співробітників.

Пройти тест зараз

Які вимоги до зовнішнього вигляду встановлює діловий етикет

Навіть в тих компаніях, де немає офіційного дрес-коду і до зовнішнього вигляду співробітників не пред'являється особливих вимог, секретар зобов'язаний дотримуватися діловий стиль в одязі. Для жінок цей стиль також, як й для чоловіків, пропонує однотонний костюм - брючний або зі спідницею, строгого крою. «Пожвавить» зовнішній вигляд блузка, шийну хустку, брошка. У колірній гамі костюма допускається використовувати дві-три кольори, що гармонійно поєднуються один з одним. Взуття підбирається в тон до костюму, вона повинна бути темнішою, класичного фасону, на невисокому каблуці.

Підказка секретарю. Основні відтінки ділового гардероба

Повної відмови від прикрас діловий етикет не вимагає. Це може бути дорога біжутерія або ювелірні прикраси у кількості не більше трьох. Сережки, кільце і тонкий ланцюжок - стандартний набір. Від великих бус краще відмовитися зовсім, класичний варіант - нитка перлів, яка підійде під будь-який костюм.

Акуратна стрижка, укладені в строгу зачіску довге волосся доповнять зовнішній вигляд з ділового етикету. При цьому потрібно відмовитися від дешевих шпильок, блискучих гумок, будь-якого роду обручів.

Звичайно, ніяка Жінка не зможе відмовитися від парфумів, але це і не потрібно. Тільки і в цьому випадку потрібно дотримуватися правил ділового етикету і не використовувати парфуми з різким, пряним ароматом.

Порада: щоб не перестаратися з улюбленим ароматом, не наносите парфуми з розпилювача безпосередньо на одяг або шкіру. Направте розпилювач вгору і один раз натисніть на дозатор, так, щоб ароматне хмара рівномірно опустилося на ваше волосся і одяг.

Діловий етикет: основні правила вітання відвідувачів

Секретар - та людина, яка першою зустрічає відвідувачів, які прийшли до керівника або звернулися в компанію. Важливо, щоб перше враження від спілкування з секретарем було сприятливим.

Ділова етика передбачає рівне, неупереджене ставлення до співрозмовника. Будь-якого користувача секретар повинен зустріти доброзичливо, з посмішкою. Вставати при цьому не обов'язково, якщо увійшов не керівник або почесний гість. На відміну від загального правила побутового етикету, подаватиме першої руку жінка-секретар не повинна. Але вона повинна відповісти на запропоноване рукостискання впевнено і твердо.

Підказка секретарю. типи відвідувачів

Завантажити таблицю повністю

Відвідувача, який про мету свого візиту не сповістив заздалегідь, потрібно ввічливо попросити представитися і розповісти про мету відвідування. На підставі цієї інформації секретар має право самостійно прийняти рішення про те, доповісти керівнику про візитера або ж записати його на час офіційного прийому.

Візитерові, котрий чекає прийому або якій було запропоновано в кабінет керівника, потрібно запропонувати чай або каву, попередньо дізнавшись про його переваги.

Основи ділового етикету при спілкуванні з співробітниками

Секретар формально є рядовим співробітником, але фактично його положення відрізняється від інших. Він являє керівника і це слід пам'ятати, спілкуючись з колегами. На першому місці для секретаря стоять інтереси шефа, але при цьому він не повинен «задаватися» і зобов'язаний ставиться з повагою до інших співробітників.

Підказка секретарю. Типи дистанцій з оточуючими

Щоб відрегулювати потік звернень працівників, секретарю необхідно чітко знати структуру підприємства і розуміти, які питання належать до компетенції того чи іншого підрозділу або співробітника. На підприємствах з суворою ієрархією до керівника з питань виробничого характеру можуть допускатися тільки начальники підрозділів. У компаніях, де не дотримуються суворої ієрархії, секретар керується положеннями ділового етикету, приймаючи рішення про важливість питання і «допуск» відвідувача до керівника.

Знання секретарем основ ділового етикету робить його третейським суддею в конфліктних ситуаціях і суперечках, пов'язаних з організаційними питаннями. Це підвищує авторитет професії і статус секретаря.

Підказка секретарю. Взаємодія з зовнішніми і внутрішніми відвідувачами

Діловий етикет під час проведення зустрічей і нарад

Згідно діловому етикету, організаційні питання щодо проведення ділових зустрічей, конференцій і нарад найчастіше доручають секретарю. Його основним завданням є організаційне забезпечення такі заходів. Він не тільки займається прийомом гостей, а й їх розміщенням, якщо планується багатоденна зустріч.

Крім того, на секретаря покладається підготовка необхідних документів, проспектів, інформаційні бюлетені та інші інформаційних і демонстраційних матеріалів. Він забезпечує наявність технічних засобів, необхідних для демонстрації презентацій та доповідей.

Секретар і його помічники перед початком зустрічі роздають канцелярське приладдя та документи, проводжають гостей до підготовленим для них, згідно з правилами розсадження, місцях. У перервах нарад секретар повинен забезпечити учасників наради напоями та легкими закусками.

підсумок

Знання основ ділового етикету суттєво полегшує секретарю виконання посадових обов'язків і спрощує спілкування як з керівником і колегами, так і з відвідувачами.