Уявімо схему організації зберігання документів на підприємствах, передбачену Правилами № 1000 , На рис. 2.1.

Кожному зрозуміло, що документи повинні бути певним чином згруповані і зберігатися так, щоб в будь-який момент можна було знайти потрібний. Для цього після обробки (виконання) документів відбувається їх формування в справи (див. Підрозділ 6.1 на с. 25) і оформлення справ ( см. підрозділ 6.2 на с. 27).

Для встановлення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом та видом, визначення строків зберігання справ на підприємстві розробляють індивідуальну номенклатуру справ (про це докладніше - в розділі 5 на с. 17).

З моменту створення або надходження документи зберігають за місцем формування справ в службі діловодства або інших структурних підрозділах підприємства відповідно до номенклатури справ ( п. 1 гл. 3 розд. IV Правил № 1000 ). Згодом справи, закінчені діловодством, передають на зберігання до архіву підприємства *. Але перед цим необхідно скласти описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). Детальніше про це див. У підрозділі 6.3 на с. 30.

Саме на підставі таких описів справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані передають до архіву підприємства для подальшого зберігання та використання. Як правило, це відбувається через 2 роки після закінчення їх діловодством ( п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000 ).

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) також можуть передаватися в архів підприємства (за умови наявності в ньому вільних площ) за рішенням керівника юрособи. Такі справи передають по номенклатурі справ або по здавальних описів довільної форми. Більше про це ви можете дізнатися з підрозділу 7.2 на с. 35.

В архіві підприємства складають зведені описи справ **, які є основними обліковими довідниками до документів. При цьому річний розділ зведеного опису справ складають не пізніше ніж через 2 роки після завершення справ у діловодстві. Надалі за зведеними описах документи передаються на зберігання до архівних установ.

Вона здійснює експертизу цінності документів на різних етапах роботи з ними - при складанні номенклатури справ, формування документів у справи, перевірці правильності віднесення документів до відповідних справах, під час підготовки справ до передачі на архівне зберігання.

Більше про експертизу цінності документів ви можете прочитати в розділі 4 на с. 11.

Госпрозрахункові підприємства, документи яких віднесені до НАФ, після закінчення граничних термінів їх зберігання в архіві підприємства можуть передати такі документи в державні та інші архівні установи на підставі відповідного договору ( п. 2 гл. 1 розд. XIV Правил № 1000 ).

Відносно документів, термін зберігання яких закінчився, складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. При цьому повинна дотримуватися відповідна процедура, про яку ви можете дізнатися з розділу 8 на с. 46.

Розглянемо основні організаційні питання, які доводиться вирішувати підприємству на кожному етапі зберігання документів, при їх передачі в архів, а також у разі знищення документів з простроченим терміном зберігання.

висновки

• При організації зберігання документів підприємства, установи та організації всіх форм власності повинні керуватися Правилами № 1000 .
• Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), закінчені діловодством, передають на зберігання до архіву підприємства.
• На підприємстві повинна бути створена експертна комісія для проведення експертизи цінності документів на різних етапах роботи з ними.