1. ЯК ОФОРМИТИ ЗМІНА ПРІЗВИЩА ПРАЦІВНИКА?
2. Зміна прізвища = зміна персональних даних працівника
3. Вносимо зміни в документи
4. НЕ ЗАБУТИ!
5. Заява працівника про зміну персональних даних
6. ПРИКЛАД
7. Форма наказу про внесення змін до документів, що містять персональні дані (про зміну прізвища працівника)
8. Запис про зміну прізвища на титульному аркуші трудової книжки працівника
9. МІНЯТИ ЧИ ПРІЗВИЩЕ В трудовому ДОГОВІР?
10. Трудовий договір з внесеними змінами до відомостей про працівника
11. Доп. угоду до трудового договору про зміну персональних даних працівника
12. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (фрагмент)
13. Особова картка працівника (фрагмент)
14. міняємо документи
15. Заміна страхового свідоцтва
16. Терміни заміні страхового свідоцтва

Працювала у нас в компанії дівчина. Мила, тиха, начебто нічим не примітна, але одного разу вразила всіх. Ще вчора була Юля Іванова, а на ранок на роботу прийшла Юкіо Іулітта! Ні, заміж не вийшла, просто «так вона тепер себе відчуває» ... Ну, що тут скажеш ... В принципі це особиста справа кожного. Ось тільки не варто забувати, що будь-які зміни в імені, прізвища або по батькові працівника не повинні залишитися непоміченими кадровою службою. Ні, цікавість тут ні при чому. Справа в тому, що при зміні прізвища, імені або по батькові, тобто персональних даних працівника, виникає необхідність міняти або переоформляти багато кадрові документи. В які документи і як вносити зміни? Повчимося у того, хто точно знає, як це зробити правильно.

Дійсно, випадки зміни прізвища працівниками не так вже й рідкісні. Причому стосується це не тільки жінок, а й чоловіків. Працівники змінюють прізвище з різних причин: в результаті укладення або розірвання шлюбу, внаслідок психологічного дискомфорту через дивну, смішний, немилозвучним прізвища або на догоду певній сфері діяльності і т. Д. Для нас же головне, що зміна працівником прізвища спричиняє необхідність внесення змін в кадрові документи ( приклади оформлення кадрових документів ). Але до цього працівник, який змінив прізвище, повинен ряд питань, пов'язаних з подією подією, вирішити самостійно.

Читайте також:

ЯК ОФОРМИТИ ЗМІНА ПРІЗВИЩА ПРАЦІВНИКА?

При зміні працівником прізвища одні кадрові документи потребують переоформленні, інші - у внесенні змін до них

По-перше, звичайно ж, громадянин, який змінив прізвище, зобов'язаний самостійно подбати про внесення змін до документів, оформлення на його колишнє ім'я:
• паспорт громадянина РФ;
• закордонний паспорт;
• водійське посвідчення;
• свідоцтво ІПН (якщо воно оформлено).

По-друге, про зміну прізвища громадянин, що складається в трудових відносинах, повинен повідомити роботодавця.

А ось далі вже роботодавець буде відповідати за внесення змін до кадрові документи. Порядок дій в подібних ситуаціях в законі не прописаний. Пропонуємо вам своєрідну «шпаргалку», маючи яку під рукою, ви ніколи не забудете про те, коли і які документи працівника слід переоформити, а в які внести зміни.

Зміна прізвища = зміна персональних даних працівника

Зміну імені, прізвища, по батькові працівника слід розглядати як зміна його персональних даних.

Роботодавець, який отримав певні відомості про працівника, використовує їх, зокрема, при нарахуванні заробітної плати, розрахунку внесків до Пенсійного фонду РФ, т. Е. Обробляє персональні дані.

Обробка (отримання, зберігання, комбінування, передача або будь-яке інше використання) персональних даних може здійснюватися як за допомогою програмного забезпечення (наприклад, в програмі «1С: Зарплата і Управління персоналом 8. Базова версія»), так і без такого.

Порядок роботи з персональними даними співробітників без використання засобів ЕОМ визначено постановою Уряду РФ від 15.09.2008 № 687 «Про затвердження Положення про особливості обробки персональних даних, що здійснюється без використання засобів автоматизації».

Працівники та їх представники повинні бути ознайомлені під розпис з документами роботодавця, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, а також про їхні права та обов'язки в цій області (п. 8 ст. 86 Трудового кодексу РФ , Далі - ТК РФ). Це може бути окремий локальний нормативний акт компанії - Положення про обробку і захист персональних даних працівників, Положення про організацію роботи з персональними даними працівників і веденні їх особистих справ - або самостійний розділ про обробку і захист персональних даних працівників, що міститься в іншому локальному нормативному акті, наприклад в Правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Саме цими документами повинен керуватися роботодавець в разі зміни працівником прізвища та необхідності внесення змін до багатьох кадрові, бухгалтерські та інші документи, що містять персональні дані.

Персональні дані працівника - інформація, необхідна роботодавцю у зв'язку з трудовими відносинами і що стосується конкретного працівника ( ст. 85 ТК РФ )

Персональні дані працівника містяться в кадрових і бухгалтерських документах, і в разі їх зміни потрібно вносити зміни і в особисті документи працівника, в облікові документи, в реєстраційні форми, наприклад:
• до трудової книжки працівника;
• в Книгу обліку руху трудових книжок;
• до особової картки працівника ( форма № Т-2 );
• в особовий рахунок ( форма № Т-54 );
• в трудовий договір

Вносимо зміни в документи

Відразу відзначимо, що незалежно від посади, яку займає працівник, його статі і віку загальний порядок внесення змін до документів у зв'язку зі зміною прізвища буде однаковим. Додаткові нюанси виникають, якщо прізвище змінюють керівник організації або головний бухгалтер. Але про це ми поговоримо іншим разом.

Отже, як ми вже сказали, для того щоб були внесені зміни в кадрові документи, працівник, який змінив прізвище, насамперед повинен повідомити про це роботодавця.

НЕ ЗАБУТИ!

Ознайомити працівників з локальними нормативними актами, що встановлюють порядок обробки персональних даних, під розпис при прийомі на роботу (до підписання трудового договору)

На практиці в цих цілях найчастіше оформляється заява співробітника. До такої заяви працівник може додати копії документів, що підтверджують зміну прізвища (паспорта, свідоцтв про реєстрацію шлюбу, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені або по батькові та ін.). Запитайте, де це написано? Ніде. Закон такий обов'язок працівника не встановлює. Тому оформлення працівником письмової заяви - не обов'язковий, але доцільний крок, який в інтересах і працівника, який змінив прізвище, і роботодавця.

Заява працівника про зміну персональних даних

збільшити зображення

ПРИКЛАД

Написання працівником заяви з проханням про зміну прізвища в кадрових документах необхідно, щоб уникнути непорозумінь з перерахуванням платежів до бюджету, зарплати на банківську картку, страхових внесків до Пенсійного фонду РФ, ФСС Росії, ФФОМС, з дійсністю пенсійного страхового свідоцтва, страхових полісів обов'язкового медичного страхування ( далі - ОМС) і додаткового медичного страхування та інших документів, за оформлення яких відповідає роботодавець.

Щоб в майбутньому не виникало проблем і зайвих питань, обов'язок працівника щодо своєчасного повідомленням роботодавця в разі зміни персональних даних і сам порядок такого повідомлення найкраще зафіксувати в локальному нормативному акті - Положенні про обробку і захист персональних даних працівників компанії.

Отже, ви отримали заяву працівника про зміну його персональних даних. Що робити далі?

На заяві працівника керівник проставляє резолюцію, якою призначає працівника, відповідального за внесення змін до кадрові та бухгалтерські документи, і встановлює терміни.

На підставі заяви працівника видається наказ по особовому складу про внесення змін до облікових документів.

Форма наказу про внесення змін до документів, що містять персональні дані (про зміну прізвища працівника)

збільшити зображення

Після видання такого наказу співробітник, відповідальний за обробку персональних даних, починає роботу по внесенню змін та переоформлення документів працівника.

Вносимо зміни до трудової книжки

Особистим документом працівника, який зберігається у роботодавця і в який, безсумнівно, слід внести зміни, є трудова книжка.

Правила ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців затверджені постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки» (Далі - Правила ).

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. При цьому прізвище, ім'я та по батькові працівника вказуються повністю, без скорочень і заміни імені та по батькові ініціалами, дата народження записується повністю (п. 2.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затв. Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок», далі - Інструкція ). Зазначені відомості вносяться до трудової книжки на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, водійських прав та ін.).

У тому випадку, якщо прізвище співробітника змінилася, необхідно на титульному аркуші однією рисою закреслити колишнє прізвище і вказати поруч нове прізвище (п. 26 правил ). При цьому на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки робляться посилання на відповідні документи із зазначенням їх реквізитів (наприклад, свідоцтво про укладення шлюбу, паспорт і ін.) І завіряються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою роботодавця (п. 2.3 інструкції ).

Запис про зміну прізвища на титульному аркуші трудової книжки працівника

збільшити зображення

МІНЯТИ ЧИ ПРІЗВИЩЕ В трудовому ДОГОВІР?

На практиці багато суперечок викликає питання про необхідність внесення змін до трудового договору і про оформлення цієї процедури в зв'язку зі зміною прізвища працівника.

Думка 1. Одні фахівці говорять про те, що прізвище (ім'я, по батькові) є не обов'язковими для включення в трудовий договір умовами, а відомостями про працівника. Зміна таких відомостей не є предметом домовленості сторін, а значить, при зміні прізвища в укладенні додаткової угоди до трудового договору немає необхідності. Що слід робити в цих випадках? Можна скористатися нормою ч. 3 ст. 57 ТК РФ ( «Відсутні відомості вносяться безпосередньо в текст трудового договору») і надходити аналогічно в разі зміни відомостей про працівника, т. Е. Вносити зміни в текст трудового договору (в обидва примірники) та при цьому завіряти знову внесені відомості підписами сторін - працівника і роботодавця .

Трудовий договір з внесеними змінами до відомостей про працівника

збільшити зображення

Думка 2. Однак існує й інша точка зору. Так як ч. 3 ст. 57 ТК РФ містить правила внесення в текст договору тільки відсутніх відомостей, то при зміні відомостей потрібно укладати додаткову угоду, навіть якщо по суті вносяться зміни не є предметом угоди сторін договору. Вважаємо, що на практиці можуть бути використані обидва ці способи внесення змін до трудового договору працівника.

Доп. угоду до трудового договору про зміну персональних даних працівника

збільшити зображення

інструкцією не передбачений порядок дій у тому випадку, якщо місця на титульному аркуші або внутрішній стороні обкладинці більше немає. Однак в п. 38 правил йдеться, що, якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки одного з розділів, у трудову книжку вшивається вкладиш.

Таким чином, якщо на титульному аркуші трудової книжки немає більше місця для внесення відомостей про працівника або на внутрішній стороні обкладинки неможливо зробити уточнюючі записи, то для зміни відомостей про власника трудової книжки спочатку необхідно вшити вкладиш, а потім заповнити титульний лист вкладиша

Вважаємо, що аналогічні зміни також повинні бути внесені в Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, форма якої затверджена постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 .

Працівник кадрової служби повинен закреслити колишнє прізвище співробітника і вписати нову, а потім запевнити цей запис своїм підписом і проставити дату. На полях Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них можна зробити посилання на документ, на підставі якого внесено зміни.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (фрагмент)

збільшити зображення

Вносимо зміни до особової картки працівника

Форма особової картки працівника (№ Т-2) затверджено наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» (далі - Постанова № 1 ).

Зміни до особової картки працівника вносяться таким чином: колишнє прізвище слід закреслити однією рисою і поруч або зверху (в залежності від наявності вільного місця) вказати нову. Виправлення завіряються підписом уповноваженої особи та вказується дата внесення змін (п. 1 Вказівок, затв. Постановою № 1 ).

Відомості про документи, на підставі яких були змінені відомості про працівника (свідоцтво про укладення шлюбу та ін.), Можуть бути записані в розділі Х особової картки працівника «Додаткові відомості».

Особова картка працівника (фрагмент)

збільшити зображення

Вносимо зміни в інші кадрові та облікові документи

Персональні дані працівника змінюються також в наступних документах:
• в особовому рахунку по формою № Т-54 або № Т-54а (Затв. Постановою № 1 );
• в графіку відпусток по формою № Т-7 (Затв. Постановою № 1 );
• в табелі обліку робочого часу та розрахунку оплати праці ( форми № Т-12 і № Т-13 ) (Затв. Постановою № 1 );
• в податковій картці з обліку доходів та податку на доходи фізичних осіб за формою № 1-ПДФО (Затв. наказом МНС Росії від 31.10.2003 № БГ-3-04 / 583 ) Або по самостійно розробленою формою ( лист Мінфіну Росії від 21.01.2010 № 03-04-08 / 4-6 );
• в картці індивідуального обліку сум нарахованих виплат та інших винагород і сум нарахованих страхових внесків за формою, наведеною в спільному листі Пенсійного фонду РФ і ФСС Росії від 26.01.2010 № АД-30-24 / 691, від 14.01.2010 № 02-03-08 / 08-56П .

Зміни в ці документи вносяться аналогічно змінам в особовій картці працівника, т. Е .:
• якщо документація ведеться в паперовому вигляді, то старі дані закреслюються і вписуються нові з відповідним посиланням і заверительной підписом співробітника, відповідального за внесення змін до документів;
• якщо використовуються електронні носії, то в програмі просто замінюються персональні дані.

У разі, якщо прізвище змінив працівник, який є матеріально відповідальною особою, також слід внести зміни в договори про повну матеріальну відповідальність і видати нові довіреності.

міняємо документи

Однак є ряд документів, в які зміни вносити не можна. У разі зміни прізвища ці документи повинні бути замінені.

Заміна свідоцтва обов'язкового пенсійного страхування

Роботодавець повинен повідомляти до територіального відділення Пенсійного фонду РФ про зміну відомостей, що вказуються в індивідуальному особовому рахунку застрахованої особи. Вимога поширюється на всіх працівників (п. 2 ст. 9 Федерального закону від 01.04.1996 № 27-ФЗ «Про індивідуальному (персоніфікованому) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування», далі - Закон № 27-ФЗ).

Заміна страхового свідоцтва

Заміна страхового пенсійного свідоцтва працівнику, який змінив прізвище, - обов'язок роботодавця

Страхове свідоцтво обов'язкового пенсійного страхування підлягає обміну, зокрема в разі зміни прізвища, імені, по батькові, дати народження, місця народження або статі застрахованої особи. Його форма ( АДИ-1 ) затверджена постановою Правління Пенсійного фонду РФ від 31.07.2006 № 192п «Про форми документів індивідуального (персоніфікованого) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування і інструкції щодо їх заповнення» (далі - Постанова № 192п ).

Для обміну страхового свідоцтва застрахована особа (працівник) має заповнити Заяву про обмін страхового свідоцтва за формою № АДВ-2 (Затв. Постановою № 192п ).

При оформленні форми № АДВ-2 необхідно внести наступні дані:
• страховий номер;
• дані, зазначені в страховому свідоцтві (прізвище, ім'я, по батькові);
• дані документа, що посвідчує особу;
• дата заповнення.

У свою чергу, в рядках «Нові анкетні дані» прописуються тільки ті відомості, які змінилися (п. 21 Постанови № 192п ).

Приклад заповнення форми № АДВ-2 наведений у Додатку 2 до Інструкції щодо заповнення форм документів індивідуального (персоніфікованого) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування, затв. Постановою № 192п . Документ заповнюється друкованими літерами.

Допускається заповнення цієї заяви кадровими або іншими службами, уповноваженими роботодавцем.

Правильність зазначених у заяві відомостей засвідчується особистим підписом застрахованої особи (працівника).

Якщо застрахована особа не має можливості особисто запевнити заяву через тривалого (понад один місяць) перебування у відрядженні, тривалої хвороби або з іншої причини, то страхувальник (роботодавець) вказує цю причину в документі, що посвідчує сам.

Терміни заміні страхового свідоцтва

Термін для прийняття територіальним органом Пенсійного фонду РФ рішення про обмін страхового заяви від страхувальника (роботодавця) - один місяць з моменту отримання заяви (пп. 23-25 Інструкції № 318)

Далі роботодавець протягом двох тижнів надсилає цю заяву до територіального відділення Пенсійного фонду РФ разом з описом переданих документів за формою № АДВ-6-1, затв. Постановою № 192п (п. 24 Інструкції про порядок ведення індивідуального (персоніфікованого) обліку відомостей про застрахованих осіб для цілей обов'язкового пенсійного страхування , Затв. постановою Уряду РФ від 15.03.1997 № 318 , Далі - Інструкція № 318).

У разі обміну страхового свідоцтва працівник Пенсійного фонду відображає всі зміни в індивідуальному особовому рахунку застрахованої особи і видає нове страхове свідоцтво з тим же номером індивідуального особового рахунку ( п. 4 ст. 7 Закону № 27-ФЗ ). При цьому раніше видане свідоцтво залишається в Пенсійному фонді.

Страхувальник (роботодавець), в свою чергу, зобов'язаний видати нове свідоцтво співробітнику, який змінив прізвище, в тижневий строк з дня його отримання. Про отримання свідоцтва співробітник розписується в супровідній відомості ( пп. 11, 24, 25 Інструкції № 318 ), Яку потрібно повернути до Пенсійного фонду в місячний термін після отримання цього документа ( п. 14 Інструкції № 318 ).

Таким чином, заміною страхового пенсійного свідоцтва працівника, який змінив прізвище, займається страхувальник, т. Е. Роботодавець. Працівник повинен здати старе страхове пенсійне свідоцтво до відділу кадрів і оформити заяву про його обміні. Подальші дії (передача документів до територіального органу Пенсійного фонду РФ, отримання нового свідоцтва) робить роботодавець. Нове страхове свідоцтво працівник отримує у відділі кадрів.

Заміна страхового медичного полісу

Поліс ОМС - це документ, який дає громадянину право на отримання безкоштовної медичної допомоги на всій території Росії (ч. 3 ст. 5 Закону РФ від 28.06.1991 № 1499-1 «Про медичне страхування громадян у Російській Федерації»).

Порядок видачі та обміну страхових медичних полісів визначається Договором обов'язкового медичного страхування, укладеними з відповідною страховою компанією. Типова форма такого договору затверджена постановою Уряду РФ від 11.10.1993 № 1018 «Про заходи щодо виконання Закону Російської Федерації" Про внесення змін і доповнень до Закону Української РСР "Про медичне страхування громадян в УРСР" ».

При укладенні цього договору роботодавець подає страховій компанії списки застрахованих осіб із зазначенням прізвища, імені, по батькові та інших даних про працівників. Страхова компанія видає поліси ОМС на кожного працівника, включеного до списку. Тому про зміну прізвища працівника роботодавцю необхідно повідомити страхову компанію і переоформити поліс ОМС на нове прізвище, щоб у працівника не було проблем при зверненні за медичною допомогою.

Відзначимо, що в законодавстві про ОМС не закріплена обов'язок роботодавця подати заяву в страхову компанію про обмін поліса ОМС. Але на практиці кадрові служби компаній самі звертаються із заявою про обмін полісів ОМС для своїх співробітників.

Отже, ми постаралися представити вам повну картину того, як оформити документи при зміні працівником прізвища. Сподіваємося, це допоможе вам у вашій роботі.