За допомогою інтернету ми можемо вирішувати безліч проблем: записатися на прийом до лікаря, оплатити штраф, відправити документи в держустанову. Але разом з тим, паперові документи - це важлива і необхідна частина життя. Починаючи з народження, кожна людина обростає «папірцями», що підтверджують його особу та права. Тому питання - як зберігати документи вдома, завжди буде актуальним.

Які документи бувають у кожного з нас?

Сім'я: паспорта, свідоцтва, заповіту.

Нерухомість і транспорт: документи на квартиру, телефон, електрику, будинок, дачу, машину.

Освіта: атестати, дипломи, сертифікати.

Робота: контракти, пенсійні накопичення, договору, трудові книжки.

Медицина: поліси, виписки, обстеження, страховки.

Побутові прилади, техніка, меблі: гарантійні талони, чеки, інструкції.

Квитанції на комунальні платежі

Інше: договору на надання послуг, страхові випадки.

Як довго зберігати документи?

Є важливі документи, які нам потрібно зберігати все життя, а є папери, які можна викинути через пару місяців через непотрібність.

Документи, які потрібно зберігати завжди - свідоцтво про шлюб та інші сімейні документи, свідоцтво про народження, дипломи, сертифікати, свідоцтва та атестати, документи про обстеження, виписки з лікарні, заповіту, нотаріально завірені папери, документи про пенсії.

Документи на нерухомість, машину, особливо важливі й дорогі покупки; всі документи, що стосуються роботи до моменту виходу на пенсію - це ті документи, які потрібно зберігати, поки ви власник або поки вони актуальні.

Чеки і квитанції всіх більш-менш великих покупок потрібно зберігати протягом 12 місяців. Якщо гарантія на деякі речі більше одного року, зберігайте підтвердження оплати відповідно до терміну, визначеного в гарантійному талоні.

Чеки про оплату послуг адвоката, лікаря, педагога та ін. Необхідно зберігати протягом трьох років. У разі судових розглядів і необхідності надання оригіналу зробіть ксерокопії чеків і залиште їх у себе. Чеки, що підтверджують оплату лікування, можуть стати в нагоді для оформлення повернення ПДФО.

В обов'язковому порядку зберігайте договору підключення всіх комунальних служб: електрику, газ, вода, телефон, домофон, Інтернет, кабельне ТБ і ін. Всі комунальні платежі (квитанції і корінці) потрібно зберігати протягом мінімум 3 років, максимум - 5. Після закінчення цього терміну від них можна позбутися.

Тримайте медичні карти всіх членів сім'ї в доступному місці. Якщо ви віддаєте перевагу приватним клінікам, зберігайте корінці їх квитанцій не менше двох років. Вони можуть знадобитися під час різних розглядів і страхових виплат. Карту із зазначенням групи крові, наявності алергії до антибіотиків і хронічних захворювань діабет потрібно завжди мати при собі. Нехай вона лежить в гаманці або правах. Картка з названої вище інформацією може врятувати вам життя, якщо в результаті нещасного випадку ви потрапите в лікарню.

Позбавляйтеся від непотрібного відразу

На думку Марі Кондо існує ряд документів, від яких йдуть відразу позбутися в міру того, як вони виконали свою функцію:

навчальний матеріал, який жодного разу не знадобився після відвідування семінару чи тренінгу;

інструкції по експлуатації, якщо ви вже давно і добре розібралися як працює та чи інша техніка;

виписки по кредитних картах, чекові книжки, розрахункові листи.

Марі Кондо рекомендує викидати все, що не підпадає під три категорії: використовувані в теперішній час, необхідні протягом обмеженого періоду часу і ті, які необхідно зберігати необмежено довго.

Термін «документи», між іншим, не включає паперові документи, які мають сентиментальною цінністю, наприклад старі любовні листи або щоденники.

Щоб не було непотрібних документів, система Флай Леді пропонує продумати, з якою періодичність розбирати і сортувати документи: 1 раз в день, на тиждень або на місяць.

Про впровадження подібного принципу в своє життя ділиться моя колега Олена:

«Під час навчання системі Флай Леді, я позбулася величезної кількості непотрібного, неактуального. Обсяг документів зменшився в 3 рази! Тепер по понеділках у мене день «паперової роботи». Я збираю документи, які використовувала або які з'явилися протягом тижня, і за кілька хвилин вирішую їх долю - покласти в папку на зберігання, залишити поки в роботі або викинути. Завдяки цій звичці вони перестали наростати величезним паперовим комом ».

Від себе б додала, що не варто накопичувати чеки з продуктових магазинів або зайвий раз роздруковувати чек в банкоматі з інформацією про баланс карти. Це можна дізнатися і електронно.

Як зберігати і сортувати?

Скільки господинь - стільки і систем зберігання. В основному, в кожній родині зберігається по 2-3 папки для документів. В одній - особисті документи, в іншій - квитанції і гарантійні талони.

Для кожної категорії можна зробити свій окремий органайзер для зручності зберігання і швидкого пошуку потрібного документа. І ось приклади моїх колег і знайомих, як вони зберігають документи в своїх будинках.

Папки на кільцях з файлами підходять для зберігання великої кількості паперів, для кожного виду документів - свого кольору.

Олена: «В одній папці складені інструкції до побутової техніки, чек, гарантійний талон, по кожному приладу в окремому файлі. В іншій - квитанції за комунальні послуги, кредитні договори з чеками, «листи щастя» з податкової і їх оплата, там же трудові договори мої і чоловіка, довідки по зарплаті, договору на нерухомість. Решта документів зберігаю в папках в шухляді письмового столу »

До речі, Олена завжди тримає вдома файл з копіями майже всіх документів в декількох примірниках, що дуже зручно і економить час на випадок того, якщо терміново знадобилася ксерокопія.

Пластикові конверти на кнопках - найпопулярніше місце зберігання паперів. А якщо виділити для кожної категорії документів свою папку і підписати, як у Айгуль, можна скоротити багато часу на пошуки конкретного паперу.

Особисті документи кожного члена сім'ї зручніше зберігати в п Ластикова кишеньках із застібкою ziplock. Так робить моя сестра Регіна. Квитанції - в файлах. Для того, щоб вони не деформувалися, зберігайте їх в записнику / папці або у їх підстави виконайте отвори за допомогою діркопробивача і вкладіть їх у папку на кільцях.

Пластикова папка з прикріпленими всередині файлами. У них може бути від 10 до 100 файлів. У них зручно зберігати квитанції по місяцях і роках. Такий спосіб використовує моя колега Наталя. А інші документи зберігає просто в коробці з-під взуття.

У сумці для ноутбука зберігає всі свої документи інша моя колега Олена. У ній кілька «відсіків» і кишень. В одному відсіку лежать медичні документи, в іншому - оригінали документів, розкладені по видам в файли, в третьому - ксерокопії. Закордонні паспорти, медичні книжки, атестати в одному з кишень. У коморі є ще паперовий пакет з інструкціями до побутової техніки.

Ось ще кілька ідей, як зберігати документи:

В коробках і пластикових контейнерах, зроблених у вигляді картотеки, з роздільниками, без праці знаходиться потрібний документ.

Часто документи потрібно возити з собою (водійські права, ПТС, страховка автограждской відповідальності і т.п.). Можливі рішення:

авто-органайзер для зберігання документів

органайзер в сумку для жінок

Фотоальбоми і конверти - прекрасне місце для зберігання квитанцій і чеків.

Різні підставки для паперів будуть мати гарний вигляд у вашому сімейному архіві! Варіантів багато. Вибирайте, що припало до душі!

Де зберігати?

Для того, щоб важливі документи завжди були цілі й неушкоджені, їх потрібно зберігати в сухому і чистому місці, як роблять члени команди «Все на місцях». Олена зберігає в шафі, Олена - на полиці і в шухляді письмового столу.

Зазначу, що в спальні і в кабінеті - найвдаліше місце для зберігання документів, але вибираючи відповідну полицю або шафку, подумайте:

По-перше, чи зручно вам буде діставати всі ваші документи. Порада: попередьте своїх членів сім'ї, де лежить папка з найважливішими документами, на випадок непередбачених ситуацій, щоб вони брали її в першу чергу;

По-друге, перевірте, чи не знаходяться ваші документи в доступному для маленьких дітей і домашніх тварин місці. Порада: зберігайте все, що для вас є цінним на верхніх полицях або там, де їх можна замкнути на замок.

Після численних спроб сина дістатися до наших важливих паперів, я прибрала все на верхню полицю шафи в спальні. У трьох папках зберігаю - особисті документи кожного члена сім'ї, документи на нерухомість і транспорт, квитанції і ксерокопії. Гарантійні талони, без інструкцій до есплуатаціі, тримаю в файлі в шухляді письмового столу.

Я вважаю за краще зберігати вертикальним способом, все під рукою і на очах. Один мінус - якщо папка не жорстка, то вона і що лежать в ній паперу можуть деформуватися. Тому якщо вибираєте такий метод зберігання, то придивіться до подібних підставкам.

Одне але: Регіна, власниця документів з попереднього фото, зберігає органайзер з документами в спальні, на полиці книжкового столу. Повторюся, цей варіант не підходить тим, у кого є маленькі діти. І краще тримати документи подалі від прямих сонячних променів, тому що це може привести до висвічення і раннього старіння паперу.

Одне з рішень для того, щоб зберігати документи - це зберігати папери в коробках. Однак, так може з'явитися спокуса звалити в них всі документи без розбору. Для зручності розкладіть все по файлах або зафіксуйте стопки скріпками, як робить це Наташа.

непередбачені ситуації

Найважливіші документи краще зберігати в спеціальному вогнетривкому ящику або в сейфі. Серед опитаних мною господинь сейф є у двох. В однієї моєї колеги сейф не підходить для постійного зберігання документів (через розміри). Але коли вони з сім'єю їдуть більше, ніж на кілька днів, то вона перекладає папку з найважливішими документами в сейф. В іншої господині, навпаки, сейф місткий, але вона не зберігає там документи, які використовують найчастіше (особисті документи, медичні карти і т.д.). У ньому зберігаються папери на нерухомість і транспорт, атестати і дипломи.

Вважається, що саме надійне місце, в якому слід зберігати важливі документи, сімейні архіви і цінності - це банківська комірка або депозитарій, особливо якщо ви знімаєте квартиру або живете в гуртожитку. Але думаю мало, хто так робить. Звичайно, можна по-старому зробити ксерокопії і віддати їх на зберігання найближчим родичам. Але якщо ви віддаєте перевагу йти в ногу з часом, то краще вибирайте хмарні сховища даних, на кшталт Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, яндекс.диск, Хмара @ mail.ru. Природно, мова йде про скан-копії. Крім того, цей спосіб ідеальний для зберігання чеків, від банківських до магазинних, які мають тенденцію з часом вицвітати.

Сподіваюся, що запропоновані варіанти зберігання документів виявляться вам корисними. Поділіться в коментарях, як ви зберігаєте документи будинку в наших групах ВКонтакте , на Фейсбук і в Інстаграм !