Чтобы стать миллиардером, нужна прежде всего удача, значительная доза знаний, огромная работоспособность, но самое главное – вы должны иметь менталитет миллиардера. Менталитет миллиардера – это такое состояние ума, при котором вы сосредотачиваете все свои знания, все свои умения, все свои навыки на достижении поставленной цели.  Пол Гетти

Розрахунки з підзвітними особами

  1. Формування авансового звіту.
  2. Несвоєчасне повернення підзвітною особою невитраченою суми.
  3. Несвоєчасне повернення установою підзвітній особі перевитрати.
  4. * * *

П орядок розрахунків з підзвітними особами регламентується п. 6.3 Вказівок ЦБ РФ від 11.03.2014 № 3210-У «Про порядок ведення касових операцій юридичними особами та спрощеному порядку ведення касових операцій індивідуальними підприємцями та суб'єктами малого підприємництва» (далі - Порядок ведення касових операцій) , частково він прописаний в порядку заповнення документів, оформлюваних при здійсненні цих розрахунків.

Згідно п. 6.3 Порядку ведення касових операцій гроші підзвітній особі на витрати, пов'язані із здійсненням діяльності казенного установи, видаються на підставі заяви працівника, складеного в довільній формі і містить наступне:

  • суму готівки;
  • термін, на який видаються гроші під звіт;
  • дату складання заяви;
  • підпис керівника установи.

Крім того, до заяви необхідно додати розрахунок (обґрунтування) щодо розміру авансу (п. 213 Інструкції № 157н [1] ). Форма зазначеного розрахунку не затверджена, тому його можна скласти в довільній формі.

Видача готівки під звіт проводиться за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманою під звіт сумі готівки.

Іноді виникають ситуації, коли працівникові, у якого не закінчився термін звіту за попереднім авансом, необхідно видати новий. Як бути в таких ситуаціях?

Працівникові 03.10.2016 видано 80 000 руб. під звіт на п'ять днів на придбання запчастин. 05.10.2016 його відправили у відрядження на два дні. Чи вправі установа видати йому новий аванс на відрядження, якщо запчастини він ще не купив? Чи можна аванс на придбання запчастин зарахувати як новий аванс на відрядження?

У даній ситуації потрібно виходити з вищевказаного вимоги про можливість видачі нового авансу тільки після погашення старого. Винятків з цього правила немає. Отже, так як працівник не відзвітував за авансом, отриманим на придбання запчастин, він спочатку повинен повернути невитрачену суму, а потім отримати аванс на відрядження. І тільки після того, як він повернеться з відрядження і відзвітує за авансовим звітом, касир буде вправі йому видати новий аванс на придбання запчастин, для отримання якого йому необхідно буде оформити нову заяву.

Видача грошових коштів під звіт при відсутності документів, що підтверджують погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманими сумами, є адміністративним правопорушенням, за яке ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ передбачена відповідальність у вигляді сплати адміністративного штрафу:

  • посадовими особами - від 4 000 до 5 000 руб .;
  • юридичними особами - від 40 000 до 50 000 руб.

Дев'ятий арбітражний апеляційний суд в Постанові від 15.08.2016 № 09АП-30301/2016 визнав правомірним залучення суспільства до відповідальності, передбаченої ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, в ситуації, коли суспільство здійснило 25.06.2015 видачу готівкових грошових коштів в розмірі 22 000 руб. під звіт підзвітній особі, повністю не отчитавшемуся по раніше (від 23.05.2015) отриманого в розмірі 20 000 руб. авансу. Аналогічного підходу даний суд дотримувався в Постанові від 14.09.2016 № 09АП-37000/2016.

Таку ж позицію висловив Десятий арбітражний апеляційний суд в Постанові від 26.02.2015 № 10АП-18198/2014 року, при цьому, застосувавши положення ст. 2.9 КоАП РФ про малозначність правопорушення, він звільнив суспільство від відповідальності.

Установа направляє працівника у відрядження. Чи можна йому аванс на добові (проїзд та проживання установа сплатила самостійно) видати без заяви?

В даному випадку потрібно виходити з такого. З одного боку, добові - це додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (ст. 167 ТК РФ), які працівник не повинен підтверджувати. З іншого боку, п. 6.3 Порядку ведення касових операцій передбачається видача авансу на підставі заяви працівника та винятків з цього правила немає. Тому, на нашу думку, видача такого авансу повинна проводитися на підставі заяви працівника, яке буде прикладатися до видаткового касового ордера.

Видача грошей під звіт оформляється видатковим касовим ордером (ф. 0310002) (далі - РКО). Він повинен бути підписаний головним бухгалтером або бухгалтером (при їх відсутності - керівником), а також касиром (абз. 1 пп. 4.3 п. 4 Порядку ведення касових операцій).

У порядку заповнення РКО [2] вказано, що, коли на доданих до РКО документах (наприклад, заявах) є дозвільний напис керівника організації, підпис його на РКО необов'язкова. Однак згідно з п. 8 Інструкції № 157н документи, якими оформляються факти господарського життя з грошовими коштами, приймаються до бухгалтерського обліку тільки при наявності на них підписів керівника суб'єкта обліку та головного бухгалтера або уповноважених ними на те осіб. Тобто без підпису керівника установи РКО можна прийняти до бухгалтерського обліку, і, відповідно, його наявність обов'язково. Аналогічну думку було викладено в Листі Мінфіну РФ від 12.08.2014 № 02-03-09 / 40157.

В РКО по рядку «Підстава» відбивається зміст господарської операції, а по рядку «Додаток» перераховуються прикладені первинні та інші документи із зазначенням їх номерів і дат складання.

Після проставлення в РКО підзвітною особою підпису касир видає йому готівку і підписує РКО (п. 6.2 Порядку ведення касових операцій).

Формування авансового звіту.

Порядок заповнення і подання авансового звіту Порядок заповнення і подання авансового звіту. Форма авансового звіту (ф. 0504505), а також методичні вказівки щодо його заповнення затверджені Наказом Мінфіну РФ № 52Н [3] .

Згідно п. 6.3 Порядку ведення касових операцій авансовий звіт з доданими підтверджуючими документами представляється підзвітною особою:

  • в термін, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення терміну, на який видано готівку під звіт. Цей термін має сенс затвердити керівником установи в локальному нормативному акті;
  • з дня виходу на роботу.

Підзвітна особа наводить відомості про себе на лицьовій стороні авансового звіту і заповнює графи 1 - 6 на зворотному боці про фактично витрачених ним суми із зазначенням документів, що підтверджують зроблені витрати. Документи, додані до авансового звіту, нумеруються їм в порядку їх запису в звіті.

На зворотному боці авансового звіту графи 7 - 10, які містять відомості про витрати, які приймаються установою до бухгалтерського обліку, і бухгалтерські кореспонденції заповнюються бухгалтером.

В авансовому звіті зазначаються дані за попереднім авансом (залишок або перевитрата), що дозволяє контролювати розрахунки з підзвітними особами.

Перевірка авансового звіту головним бухгалтером або бухгалтером (при їх відсутності - керівником), його твердження керівником і остаточний розрахунок за авансовим звітом здійснюються в термін, встановлений керівником (п. 6.3 Порядку ведення касових операцій).

Заповнення авансового звіту в електронному вигляді. Пунктом 5 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» встановлено, що первинний обліковий документ складається на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом.

Отже, заповнення авансового звіту, що є первинним обліковим документом, може здійснюватися в електронному вигляді.

У статті 6 Федерального закону від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис» (далі - Закон № 63-ФЗ) зазначено, що інформація в електронній формі, підписана простий електронним підписом або посиленою некваліфікованої електронним підписом, визнається електронним документом, рівнозначним документу на паперовому носії, підписаного власноручним підписом, у випадках, встановлених федеральними законами, прийнятими відповідно до них нормативно-правовими актами або угодою між учасниками електронної взаємодії.

Мінфін в Листі від 20.08.2015 № 03-03-06 / 2/48232 роз'яснив, що при формуванні авансового звіту в електронному вигляді з метою дотримання вимог Закону № 63-ФЗ використання електронного підпису обов'язково для всіх учасників складання документа.

Від себе зазначимо, що перехід на застосування електронного виду авансового звіту викликає багато питань, одна зі складностей його застосування пов'язана з необхідністю наявності електронного підпису у всіх учасників складання авансового звіту, тому він ще не скоро буде широко використовуватися.

Облік розрахунків з підзвітними особами: д ОКУМЕНТА, прикладаються до авансового звіту.

Для документального підтвердження несення підзвітною особою витрат, на які йому було видано аванс, він прикладає до авансового звіту первинні документи (акти, накладні, рахунки і т Для документального підтвердження несення підзвітною особою витрат, на які йому було видано аванс, він прикладає до авансового звіту первинні документи (акти, накладні, рахунки і т. П.). Дуже важливо звертати увагу на те, щоб витрати були фактично понесені, а в наявності були всі необхідні виправдувальні документи, правильно оформлені, в яких заповнені всі необхідні реквізити. В іншому випадку податковий орган може порахувати, що такі кошти визнаються доходом підзвітної особи і підлягають обкладенню ПДФО. Наприклад, УФНС в Листі від 12.10.2007 № 28-11 / 097861 вказало, що, якщо виправдувальні документи на придбання товару або виконання роботи (надання послуги) відсутні або оформлені з порушенням встановлених вимог, суми, видані підзвітній особі на господарські витрати, підлягають включенню в податкову базу по ПДФО.


При наявності достатніх підстав подібні висновки підтримують і суди. Наприклад, в п. 8 Огляду практики розгляду податкових спорів Президією ВАС РФ, ВС РФ і тлумачення норм законодавства про податки і збори, що міститься в рішеннях КС РФ за 2013 рік [4] сказано, що за відсутності доказів, що підтверджують витрачання підзвітних коштів, отриманих підзвітною особою, а також доказів, що підтверджують оприбуткування суспільством товарно-матеріальних цінностей в певному порядку, такі кошти є доходом підзвітної особи і підлягають включенню в податкову базу по ПДФО.

АС ВСО в Постанові від 01.12.2015 № Ф02-6431 / 2015 визнав підзвітні суми доходом працівника, оподатковуваним ПДФО. Суд, вивчивши авансові звіти, а також додані до них первинні документи, звернув увагу на наступне:

  • в зазначених документах відсутні відомості і реквізити, необхідні для ідентифікації осіб, які підписали чеки (найменування особи, яка склала документ, його посада, прізвище, ініціали);
  • в деяких товарних чеках найменування товару зазначено таким чином: «господарські витрати, канцелярські товари, товари, побутова хімія, будматеріали, витрати, дитячі новорічні подарунки», відсутня дата складання документів, що не заповнені графи «Кількість», «Ціна товару», немає підпису продавця.

З вищесказаного випливає, що казенному установі потрібно вимагати від підзвітних осіб відповідального ставлення до документального підтвердження понесених витрат і додатки до авансових звітів правильно оформлених документів.

Облік розрахунків з підзвітними особами: з авершеніе розрахунків з підзвітною особою (повернення невикористаних сум, відшкодування перевитрати)

Бувають випадки, коли підзвітна особа витрачає або більше, або менше отриманого нею авансу. В результаті воно або повертає невикористану суму, або установа відшкодовує йому перевитрата. Дані суми відображаються за відповідними рядками авансового звіту (залишок або перевитрата):

  • на зворотному боці авансового звіту підзвітною особою;
  • на лицьовій стороні авансового звіту бухгалтером.

На лицьовій стороні авансового звіту бухгалтером зазначаються відомості про внесення залишку або видачі перевитрати. Сума перевитрати видається підзвітному особі по РКО, реквізити якого відображаються в авансовому звіті. Невитрачена підзвітною особою сума повертається за прибутковим касовим ордером, реквізити якого також наводяться в авансовому звіті.

Несвоєчасне повернення підзвітною особою невитраченою суми.

Нерідкі ситуації, коли підзвітна особа не повертає у встановлений термін невитрачену підзвітну суму з тих чи інших причин Нерідкі ситуації, коли підзвітна особа не повертає у встановлений термін невитрачену підзвітну суму з тих чи інших причин. Порядок дій установи для таких випадків визначено ст. 137 ТК РФ, з якої випливає, що роботодавець утримує із заробітної плати працівника не повернутий вчасно аванс. Утримати із зарплати працівника неповернуту суму можна протягом одного місяця з дня закінчення строку, передбаченого для повернення авансу, за умови, якщо працівник не оспорює підстав і розмірів утримання.

У Листі Роструда від 09.08.2007 № 3044-6-0 уточнено, що рішення про утримання роботодавець приймає і оформляє, як правило, у формі наказу або розпорядження. Згода працівника на утримання сум із заробітної плати потрібно отримати в письмовій формі.

Які наслідки виникають у разі, коли минув місяць після закінчення терміну повернення підзвітною особою невитраченою суми, але він її не повернув, а наказ на утримання цієї суми з заробітної плати не видано або виданий, але фактично утримання ще не вироблено?

По-перше, за працівником числиться борг з повернення невитраченої суми авансу, отриманого під звіт. Тобто ця сума продовжує бути власністю установи. Заборгованість за працівником числиться, поки не закінчиться термін позовної давності.

По-друге, така заборгованість може бути віднесена до доходів працівника, з яких потрібно обчислити страхові внески і ПДФО.

По-третє, подібна заборгованість може бути перекваліфікована в безвідсоткову позику.

Страхові внески. Згідно п. 1 ст. 7 Федерального закону від 24.07.2009 № 212-ФЗ «Про страхові внески до Пенсійного фонду Російської Федерації, Фонд соціального страхування Російської Федерації, Федеральний фонд обов'язкового медичного страхування» об'єктами обкладання страховими внесками до ФСС, ПФР і ФФОМС є виплати й інші винагороди, що нараховуються платниками страхових внесків на користь фізичних осіб в рамках трудових відносин.

Контролюючі органи неодноразово давали офіційні роз'яснення з приводу обкладення страховими внесками не повернутої у встановлений термін підзвітною особою суми авансу. Наприклад, в п. 5 додатка до Листа ФСС РФ від 14.04.2015 № 02-09-11 / 06-5250 наводяться наступні рекомендації:

  • якщо роботодавець втримав із заробітної плати працівника не витрачений їм залишок авансу на підставі ст. 137 ТК РФ, об'єкта оподаткування по страхових внесках не виникає;
  • коли роботодавець приймає рішення не утримувати такі суми, вони розглядаються як виплати на користь працівників в рамках трудових відносин і будуть обкладатися страховими внесками в загальновстановленому порядку (див. також Лист Мінпраці РФ від 12.12.2014 № 17-3 / В-609);
  • якщо працівник представить авансовий звіт з підтверджуючими документами (з копіями товарних чеків на придбання товарів, робіт (послуг), рахунками, накладними), в разі коли організація вже зробила нарахування страхових внесків на згадану суму виплат, організація має право провести перерахунок бази для нарахування страхових внесків і сум нарахованих і сплачених страхових внесків.

ПДФО. Щодо обкладення ПДФО в разі несвоєчасного повернення підзвітною особою невитраченою суми офіційних роз'яснень контролюючих органів немає.

З арбітражної практики можна зробити висновок, що податкові інспекції іноді такі суми визнають доходом підзвітної особи і нараховують ПДФО. Суди подібний підхід не підтримують, а то й минув термін позовної давності.

Наприклад, АС ЦО в Постанові від 19.07.2016 № Ф10-2385 / 2016 розглянув ситуацію, коли на підставі РКО генеральному директорові товариства під звіт видавалися грошові кошти в розмірі 317 882 029 руб. На думку податкової інспекції, видані працівникові підзвітні суми, не витрачені відповідно до авансовими звітами і не повернуті громаді по ПКО, є доходом фізичної особи, що підлягають обкладенню ПДФО. Суд прийшов до висновку, що вони не визнаються його доходом на увазі наступного:

  • відсутні безперечні докази, що підтверджують, що дані кошти були отримані підзвітною особою безоплатно в своє користування або привласнені;
  • вони не переходять у власність працівника.

Варто відзначити також, що не витрачена підзвітною особою сума авансу, яку не повернено в встановлені терміни, може бути перекваліфікована податковою інспекцією в суму, якої працівник користується за договором позики. Згідно п. 1 ст. 807 ГК РФ за договором позики позикодавець передає у власність позичальникові гроші або інші речі, визначені родовими ознаками, а позичальник зобов'язується повернути позикодавцеві таку ж суму грошей.

В силу пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ доходом платника податків визнається матеріальна вигода, отримана від економії на відсотках за користування платником податку позиковими коштами, отриманими від організацій.

ФАС ПО в Постанові від 13.03.2014 № А65-15313 / 2013 розглянув ситуацію, коли працівникам юридичної особи видавалися підзвітні кошти на придбання ТМЦ. Станом на 31.12.2011 деякими підзвітними особами не були представлені авансові звіти. Інспекція, порахувавши ці кошти матеріальною вигодою працівників, обчислити ПДФО за ставкою 35%.

Суд вказав, що грошові кошти, видані фізичним особам під звіт на придбання матеріальних цінностей, не можуть розглядатися як дохід для цілей оподаткування ПДФО, оскільки, якщо підзвітні суми не витрачені працівником або витрачені в повному обсязі, вони утворюють заборгованість фізичної особи перед організацією і підлягають поверненню . І тільки після закінчення терміну позовної давності неповернені суми будуть доходом фізичної особи і обкладатися ПДФО.

Несвоєчасне повернення установою підзвітній особі перевитрати.

Термін виплати підзвітній особі перевитрати встановлюється керівником установи. Можлива ситуація, коли через нестачу готівкових коштів, а також з інших причин установа виплачує суму перевитрати підзвітній особі після закінчення цього терміну. Чи повинна установа в такому випадку сплатити відсотки працівникові відповідно до ст. 236 ТК РФ?

Дана норма передбачає, що при порушенні роботодавцем встановленого терміну виплати заробітної плати, оплати відпустки, виплат при звільненні та (або) інших виплат, що належать працівнику, роботодавець зобов'язаний виплатити їх зі сплатою відсотків (грошової компенсації) в розмірі не нижче 1/150 діючу пенсійну систему цей час ключової ставки ЦБ РФ від невиплачених в строк сум за кожний день затримки починаючи з наступного дня після певного терміну виплати по день фактичного розрахунку включно. Обов'язок по виплаті зазначеної грошової компенсації виникає незалежно від наявності вини роботодавця.

Несвоєчасно поверненню підзвітній особі суму перевитрати можна віднести до інших виплат, належних працівникам. Отже, ст. 236 ТК РФ надається підзвітній право вимагати відсотки в разі, коли установа не виплатило йому своєчасно суму перевитрати за авансовим звітом.

* * *

На закінчення виділимо основні висновки:

  • При видачі грошей під звіт необхідно перевіряти, чи числиться за працівником заборгованість за попередніми авансами.
  • Коли підзвітна особа звітує за отриманим авансом, дуже важливо, щоб воно забезпечило достатню документальне підтвердження понесених витрат.
  • Установі потрібно здійснювати контроль за своєчасністю завершення розрахунків з підзвітними особами, щоб уникнути претензій контролюючих органів, а також щоб не створювалося ситуації, коли працівник може вимагати сплати відсотків за несвоєчасно виплачену йому установою суму перевитрати за авансовим звітом.

[1] Інструкція по ЗАСТОСУВАННЯ Єдиного плану рахунків бухгалтерського обліку для ОРГАНІВ державної влади (державних ОРГАНІВ), ОРГАНІВ місцевого самоврядування, ОРГАНІВ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО позабюджетнімі фондами, державних академій наук, державних (муніціпальніх) установ, затв. Наказом Мінфіну РФ від 01.12.2010 № 157н.

[2] Затверджено Постановою Держкомстату РФ від 18.08.1998 № 88.

[3] Наказ Мінфіну РФ від 30.03.2015 № 52Н «Про затвердження форм первинних облікових документів і регістрів бухгалтерського обліку, що застосовуються органами державної влади (державними органами), органами місцевого самоврядування, органами управління державними позабюджетними фондами, державними (муніципальними) установами, і методичних вказівок щодо їх застосування ».

[4] Додаються до Листа ФНС РФ від 24.12.2013 № СА-4-7 / 23263.

В. Нікітін,
експерт журналу
"Казенні установи: бухгалтерський облік та оподаткування", №11, листопад, 2016 р

Як бути в таких ситуаціях?
Чи вправі установа видати йому новий аванс на відрядження, якщо запчастини він ще не купив?
Чи можна аванс на придбання запчастин зарахувати як новий аванс на відрядження?
Чи можна йому аванс на добові (проїзд та проживання установа сплатила самостійно) видати без заяви?
ТК РФ?
 

Календарь

Реклама

Цитата дня

Я никогда ничего не покупаю, если не могу на одной бумаге описать мои объяснения и причины. Я могу ошибаться, но я буду знать ответ этому. «Я плачу 32 миллиарда долларов за компанию Coca-Cola, потому что…» И если вы не можете ответить на этот вопрос, вам не стоит покупать эти акции. Но если вы ответите на этот вопрос и сделаете это несколько раз, вы заработаете много денег.   Уоррен Баффетт